MI PRIMER DOCUMENTO

VIDEO DE INCIO:

TUTORIAL DE MICROSOFT WORD 2013

Novedades de Word 2013

Esta versión de Word 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.

- Guías dinámicas de alineación y diseño. Al arrastrar una imagen por el documento aparecen unas guías de color verde que nos ayudarán a alinear la imagen con los elementos de la página, como pueden ser la parte superior del párrafo, los márgenes, etc.

- Guardar los archivos en SkyDrive es más fácil que nunca. Al guardar los documentos en la nube podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Además es muy sencillo compartir documentos en modo lectura o escritura.

- Con Word Web App sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de Word de forma gratuita. Podrás crear y modificar documentos de Word desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar Word.

- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para teléfonos móviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en el móvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.

- Modificación de archivos PDF. Directamente desde Word se pueden abrir documentos PDF y modificar texto, párrafos, listas y tablas igual que se hace en documentos de texto de Word.

- Mejoras en la vista Revisión. Ahora el diseño es más claro y permite ver fácilmente los cambios realizados. También es más fácil responder a los comentarios.

- Se pueden insertar vídeos directamente desde internet, sin necesidad de descargar el vídeo previamente a nuestro ordenador.

- Se ha mejorado el modo lectura. Ahora aparece un icono para continuar leyendo en el punto en que se dejó la última vez. Con doble clic se aumenta el tamaño de las imágenes. Las secciones del documento se contraen y expanden con un clic.

Arrancar Word 2013

Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word 2013, si has utilizado alguna versión anterior puedes pasar a la Unidad 2. Aquí aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te darás cuenta de lo fácil que es Word 2013 y esperamos que te animes a seguir el resto del curso.

Si no conoces funciones básicas tales como manejar el ratón, el teclado o las ventanas aquí puedes aprenderlas .

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2013 es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:

 Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio  se despliega un menú parecido al que ves en la imagen. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows.

Vamos a usar de dos formas este menú.

La primera es escribiendo "word" en la caja de búsqueda. Así aparecerá el icono de Word 2013 y bastará hacer clic para arrancarlo.

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opción Todos los programas que al desplegarse mostrará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente los programas se organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft Office 2013 contendrá la opción que buscamos: Word 2013.

 Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2013, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el menú Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él. Se desplegará el menú contextual. Sitúa el cursor sobre la opción Enviar a y selecciona Escritorio (como acceso directo).

 También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa arranca automáticamente para permitirte visualizarlo.

En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las uses todas, con que sepas que tienes las opciones a tu disposición es suficiente.

Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cómo alternar rápidamente entre distintas ventanas o cómo asignar media ventana a cada programa, aquí te lo explicamos .

El primer texto

Al arrancar Word 2013 aparece una pantalla inicial con la opción Documento en blanco, al hacer clic aparece una pantalla como ésta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.

En el centro de la parte superior encontramos, la barra del título. En ella aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el nombre del programa, Word, en este caso porque estamos en la versión Word de escritorio, pero podría aparecer Word Web App si estamos en la versión gratuita de Word en la Web.
Cuando arrancamos Word 2013 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Observarás que los saltos de línea se realizan automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de línea de forma explícita, deberás utilizar la tecla INTRO (también se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la izquierda).

Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu posición en el texto. Se llama punto de inserción, porque allí donde esté situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va avanzando según vas escribiendo.

No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón.
- El cursor tiene esta forma cuando está dentro del área de texto,
- esta otra  cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante.

Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección del teclado, mueves el punto de inserción.

 Al escribir es habitual cometer errores, pero la redacción de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar su corrección. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.

- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que retroceda una posición borrando la última letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguirá borrando letra tras letra hasta que la sueltes, así que utilízala con cierto cuidado para controlar su efecto.

- Es posible que no te des cuenta del error hasta después de haber escrito unas cuantas letras más. En ese caso no sería factible que borraras toda la frase por un error que está al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto de inserción hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la teclaINTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de él, lo mejor es hacer clic tras la letra que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestión de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratón y hacer clic supone una pérdida de tiempo, por lo que sólo utilizaremos el ratón en los casos en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar más.

Guardar un documento

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador (o en un dispositivo externo, como una memoria usb) de forma permanente.

Haz clic en el icono Guardar  de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecerá una ventana similar a esta.

Aquí debes elegir en qué unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco duro de tu ordenador selecciona Equipo (más adelante veremos las otras opciones) y pulsa el botónExaminar para que se abra un cuadro de diálogo como el siguiente.

Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento.

- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares.

- El tipo del documento para los documentos Word será Documento de Word, que ya viene escrito por defecto.

- Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. Por defecto normalmente se guardarán en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrás elegir otra carpeta o incluso, como comentábamos, guardarlo en un disco extraíble.

Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el botón Guardar. La barra de título indicará el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.

En la Unidad 4 veremos con más profundidad todo lo que referente a guardar documentos.

Cerrar documento

Después de guardar un documento, Este continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.

Para cerrar un documento hacer clic en el botón  , y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí. Al cerrar el documento veremos cómo Este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitiéndonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.

Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Word, lo veremos más adelante.

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear y guardar documento

Abrir un documento

Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaña  y seleccionar la opción Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí.

También aparecerá esta ventana si al abrir Word pulsas en Abrir otros Documentos.

Para abrir un documento de los que se muestran en la columna Documentos Recientes. basta con hacer clic sobre él.

Si el documento que queremos abrir no se encuentra en esa lista hacer clic en Equipo y se abrirá una ventana como la que ves a continuación.

Aquí podremos hacer clic en una de las carpetas que se muestran o hacer doble clic en el botón Equipo, en ambos casos se abrirá una ventana como la siguiente

Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre él (quedará marcado de color azul) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla.

En esta ventana se ven todos los documentos que están en la carpeta seleccionada, en este caso Word2013, y también otras carpetas. Las carpetas tienen el icono  y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.

 Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre él será suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.

Cerrar Word

Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, pulsaremos el botón y escogeremos la opción Cerrar. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que también nos preguntará si conservar los cambios no guardados. La diferencia es que se cerrarán todos los documentos abiertos, en caso de que estuviésemos trabajando con más de uno.

Las teclas rápidas para cerrar la aplicación son ALT+F4.

Aunque la forma más normal de cerrar el programa es la misma que con la mayoría de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa. 

Formato del documento (I)

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en sí seguirá siendo el mismo.

La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.

En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de las más generales a las más específicas:

• Aprenderemos a aplicar un tema.
• Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
• A modificar el formato del texto.
• Y el de los párrafos.

Además, también veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del documento y cómo copiar el formato de un texto a otro.

6.1. Los temas

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica.

Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Insertar > grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento.

Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su formato por completo con un único clic.

Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño > grupo Formato del documento > opción Temas.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento).

 Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.

La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a la derecha del botón Temas.

Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero añadirle la combinación de colores del tema Faceta, la combinación de fuentes del tema Orgánico y los efectos del tema Circuito. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar para futuros proyectos pulsando el botón Guardar tema actual....

¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema, si quieres ver cómo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado .

 Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar laOrientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Imágenes y gráficos (I)

11.1. Introducción

En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste.

Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones, y son los siguientes:

- Imágenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

- Imágenes en línea. Se abrirá una ventana para que elijas entre Imágenes prediseñadas de Office.com o Búsqueda de imágenes en Bing. Si tienes SkyDrive también aparecerá como una opción más. Es necesario estar conectado a Internet.

Las imágenes prediseñadas son imágenes disponibles en la web de Office.com. Hay imágenes que están construidas utilizando vectores, llamadas Redimensionables por Microsoft, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin perder resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en una fotografía). También hay imágenes fotográficas no vectoriales. Todas son propiedad de Microsoft que las cede para sus usuarios de Word bajo determinadas condiciones para usos no comerciales.

Si buscamos imágenes con Bing obtendremos imágenes de la web.

- Formas. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también son vectoriales.

- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

- Gráfico. Representación de datos en forma gráfica.

- Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos conceptos.

11.2. Tipos de archivos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

- GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

- PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque también permite transparencias.

- WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales.

11.3. Insertar imágenes en línea

Si hacemos clic en Imágenes en línea  aparece la siguiente ventana.

Vamos a ver una a una todas estas posibilidades.

 Imágenes prediseñadas de Office.com

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos. Por ejemplo al escribir perro aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer dobe clic sobre ella, o hacer clic para seleccionarla y luego pulsar Insertar. Esta última forma tiene la ventaja que podremos ver el tamaño de la imagen en la parte inferior izquierda. La imagen se descargará de Intenet.

Aunque se pueden buscar imágenes desde el cuadro de búsqueda no hay disponible una búsqueda por categorías. Sin embargo si entrás directamente en la web de Office.com si hay disponible búsqueda por categorías y otras opciones de búsqueda. Aunque las imágenes disponibles son las mismas. Aquí lo explicamos con más detalle. 

 Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen en línea

 Búsqueda de imágenes de Bing

Desdeq aquí podemos buscar imágenes en Internet desde el buscador Bing, simplemente escribe la palabra clave en el cuadro de búsqueda y pulsa INTRO. Aparecerán una serie de imágenes, en principio, se muestran imágenes con licencia Creative Commons que permiten usarlas según cada tipo de licencia. Normalmente para usos no comerciales. También se puede quitar ese filtro y buscar entre todas las imágenes de la web.

 SkyDrive

Si tenemos una cuenta en SkyDrive podemos buscar imágenes en ella desde aquí.

 También insertar desde

Podemos vincular nuestras cuentas de Facebook y Flickr para insertar imágenes directamente desde estos servicios en nuestro documento Word.

Word e internet (I)

22.1. Introducción

Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir documentación, trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas o trabajar con versiones de programas que no necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan en la red, como por ejemplo, Word Web App. En los últimos tiempos han aparecido muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet. Microsoft ha creado SkyDrive para almacenar y compartir documentos.

Las ventajas del uso de internet para trabajar con documentos son numerosas:

• Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos puntos.
• Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
• Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos terminales móviles.
• Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.
• Permite ejecutar programas desde la propia internet.

SkyDrive es una buena solución para compartir archivos entre diferentes dispositivos de distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu móvil Android y enviársela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa y enviársela al ordenador MacBook de un familiar.

En este tema veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nuevas tecnologías e internet para trabajar en red. Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet.

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el documento para compartir. Puedes aprender cómo en el siguiente avanzado: .

22.2. SkyDrive

Desde que Internet se extendió de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal característica es que no están instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir en "la nube". Para usar este tipo de programas sólo necesitamos un navegador web y una conexión a Internet. 

Un ejemplo gratuito de este tipo de programas son Office Web App que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. El elemento central de estos ecosistemas informáticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una cuenta de correo para tener acceso a todos estos servicios.

El complemento para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es poder guardar los archivos también en la nube. De ahí han surgido servicios como SkyDrive de Microsoft.

También existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan aparejados otros programas, como Dropbox, Spiderroak o ADrive. A estos servicios se les suele llamar discos duros virtuales o discos duros en la nube.

 ¿Qué es SkyDrive?

SkyDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un ordenador o desde un dispositivo móvil (teléfonos y tablets) se pueden subir archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, SkyDrive nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. SkyDrive funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android.

SkyDrive también permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que modifiquen el archivo o sólo para que lo lean.

Para usar SkyDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...). Sólo por eso Microsoft pone a disposición de sus usuarios un espacio de 7 GB (en Mayo de 2013) para usar con SkyDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se amplía a 25 GB.

 ¿Qué se puede subir a SkyDrive?

Como decíamos, SkyDrive está pensado fundamentalmente para usar con los programas de Office y por lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero también se pueden subir fotografías, música y vídeos, así como archivos comprimidos zip y en general, cualquier tipo de archivo de los tipos más comunes.

 ¿Cómo usar/instalar SkyDrive?

Básicamente, hay dos formas de utilizar SkyDrive: SkyDrive como servicio sin instalar nada en el ordenador (que veremos a continuación ) o SkyDrive como aplicación de escritorio instalada en nuestro ordenador(que veremos más adelante). En ambos casos hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.

kyDrive como servicio

Puedes usar SkyDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo móvil.

Es decir, para usar SkyDrive como servicio sólo necesitas darte de alta en una cuenta de Microsoft.

Para acceder sólo necesitas ir a la web de outlook.com y dar tus datos de acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenías ya. En este tema básico lo tienes detallado. 

Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya necesitarías hacer prácticamente nada más con SkyDrive, simplemente iniciar sesión en Word con ese usuario y a partir de ese momento ya podrías guardar tus documentos de Word en SkyDrive porque cada vez que vayas a guardar un documento te aparecerá una unidad SkyDrive como un dispositivo más.

Es decir, al hacer clic en el icono Guardar  desde Word aparecerá una ventana similar a esta.

Y al hacer clic en SkyDrive de aulaClic podrás guardar tu documento en la nube como si se tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de SkyDrive.

De todas formas, SkyDrive también tiene su propia interfaz para manejar los archivos. Si vas a almacenar otro tipo de archivos distintos de documentos de Word es interesante que la conozcas, en este tema básico te la explicamos. 

Sincronización.

Por defecto, al abrir SkyDrive se sincronizan automáticamente los archivos, de esta forma, los archivos que subas desde un ordenador podrás verlos desde otro ordenador sin hacer nada más. Dependiendo de la velocidad de la conexión a Internet y del tamaño de los archivos la sincronización puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.

Incluso si estás dentro de SkyDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo desaparecerá de tu pantalla de forma automática.

SkyDrive como aplicación de escritorio

Puedes instalar en tu ordenador, tablet o móvil la versión de escritorio de SkyDrive, de esta forma podrás ver SkyDrive como una unidad más desde el explorador de archivos. El programa SkyDrive se ejecutará en tu ordenador y no en la nube, aunque los archivos seguirán guardándose también en la nube.

Si no dispones de conexión a Internet podrás guardar un archivo en SkyDrive en tu ordenador, y cuando se restablezca la conexión, el archivo se subirá a la nube automáticamente.

Para instalar la app en un PC con Windows puedes ir a la página web de SkyDrive y pulsar en el botón "Descargar la app de escritorio"

Una vez instalada podrás anclarla en el menú inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra aplicación de escritorio de Windows.

Al arrancar SkyDrive verás la carpeta de SkyDrive como una carpeta más en el Explorador de archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos normalmente. Lo mejor es que todos los cambios se sincronizarán de forma automática cuando haya conexión con Internet.

Si utilizas Windows 8, la versión de escritorio de SkyDrive ya viene instalada de serie.

 SkyDrive no es el único servicio existente de estas características, hay otros muy similares como GoogleDrive (que apareció antes) y otros que sólo ofrecen características de disco duro virtual como DropBox. En este tema básico lo explicamos un poco más. 

 SkyDrive no sólo se puede ejecutar en un ordenador personal, también tiene versiones adaptadas a los dispositivos móviles y tablets. Además funciona tanto en Windows como en Android y Apple. Visita este tema avanzado para verlo con más detalle. 

Organigramas y diagramas (I)

12.1. Introducción

Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización,normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

12.2. Crear un organigrama

 Crear organigrama

Para insertar un diagrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente figura.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

 Agregar formas

 Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.

Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Modificar el diseño

 

El botón Diseño  sirve para modificar el diseño del organigrama. Para activarlo hat que seleccionar un elemento del organigrama.

Podemos elegir entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de los recuadros.

Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.